2006年07月11日

電話とり

部署に配属されて2日目は、電話番に挑戦してみた。

なぜに2日目からかというと、自分のデスクに電話がなかったからである。
いくら新人の代表的な仕事であるとはいえ、周りの先輩方の電話を奪ってまで取るわけにはいかない。
ということで、冷や汗ものの電話番に挑戦した。

まず電話の取り方がわからん。
自宅にあるような電話と、オフィスの電話は取り扱い方が違う。
電話を取って、先輩に回すまでの保留の仕方。
「○番にお電話です」の○番の調べかた。
他部署へ電話を回すための、転送の仕方。

さらに研修で悪戦苦闘した言葉遣いも、自然に出てくるまでにはなっておらず、緊張のしっぱなし。
内線電話ならば多少の非礼は許されるが、お客様相手の外線ではそうも言っておられん。

しかし、何より大変なのは、うちのオフィスの特性に関わること。

まず、私のところにかかる電話番号が割り当てられている人数が多い。
うちの会社の人間のみならず、外部の会社やグループ会社が同じ電話番号を使っている。
総勢、70人ぐらいはいようか。
私の席は部屋の端っこなので、座席表で取り次ぐべき人を探した後、フロアを早歩きで在・不在を確認に行かねばならず結構辛い。
また常駐していないため、座席表にすら名前が載っていない人への電話の時にはさらに困ることになる。

他には、どこまでが身内かという問題がある。
普通、外部から呼び出しがあった場合は上司であっても敬語を使わないのが常識。
ところが、うちにかけてくる人の中には、関連会社の部下がうちのオフィスにいる上司にかけてくる場合もある。
そのような場合は、やはり敬語で扱うべきであろう。
相手の所属や人間関係を把握していないと、とてもじゃないがとっさには対応できない。

また、まだ慣れていない故の問題もある。
人の名前や関連する部署・会社の名前が頭に入っていないために、相手の名乗りを、まるで英語のリスニングをしているかのような緊張感で聞かねばならないことだ。
特にうちには沖縄の人も電話してくるため、その特殊な苗字を聞き取るのは一苦労である。
慣れるまではどうしようもないのだろうが、相手に何度も名前や所属を聞くのは精神的に疲れる。

どうも先輩がたの様子を見ていると、誰からかかってきたかを明らかにしないままに取り次いでいる。
研修では必ず確認するように習ったが、どうも現場ではそうでもないことが唯一の救いか。
posted by K大 at 23:59 | Comment(0) | TrackBack(0) | 会社生活
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